OFFRE D’EMPLOI

Tu veux travailler dans un endroit où tu vas faire une différence dans la vie des gens? Tu es naturellement doué.e pour les relations humaines? Tu es reconnu.e pour ton adaptabilité, ta polyvalence et ta minutie? Tu maîtrises d’une main de maître la suite Office? C’est toi qu’on cherche!

Travail Sans Frontières, centre-conseil en emploi situé sur le boulevard Saint-Laurent à Montréal, est à la recherche d’un.e agent.e d’administration pour un poste permanent.

RÔLE

Il.elle accueillera en présence, au téléphone et par voix électronique les visiteurs, clients et partenaires qui franchissent les portes de TSF.

Sous la supervision du comité de coordination, l’adjointe d’administration mettra en oeuvre des procédures administratives en établissant l’ordre de priorité des tâches. 

En étroite collaboration avec la direction, il.elle coordonnera l’acquisition de services en lien avec la gestion de l’immeuble et s’assurera que les fournitures requises au bon fonctionnement administratif et logistique, sont disponibles et en quantité suffisante.

Il.elle épaulera la direction ainsi que le personnel dans un ensemble diversifié d’activités administratives

DESCRIPTION DE TÂCHES

SOUTIEN ADMINISTRATIF GÉNÉRAL

  • Réception des appels : informer et transférer les appels à la bonne personne en répartissant dans les équipes les demandes.
  • Recevoir toutes les personnes qui se présentent à la réception, les informer, les annoncer, les aider et les orienter si besoin.
  • Répondre aux demandes d’information ou autres de toutes provenances.
  • Relancer et faire le suivi des clients qui ont pris rendez-vous.
  • Tenir à jour ou créer les documents administratifs liés au bon déroulement des programmes.
  • Coordonner et planifier les services administratifs relatifs aux besoins en locaux, aux déménagements, au matériel, aux fournitures, à l’entretien (contrat d’entretien des équipements, inventaire des fournitures de bureau, des produits d’entretien et de photocopieur).
  • Comprendre le fonctionnement des équipements (photocopieur, ascenseur, système de ventilation, etc.). En collaboration avec la direction, prendre les mesures requises en cas de problèmes.
  • Tenir à jour la base de données SIP pour les services et effectuer les activités à caractère administratif associées (LgEstat).

SOUTIEN ADMINISTRATIF PROGRAMME JEUNES VOLONTAIRES

Information générale et séance d’information

  • Information, suivi et inscription des participant.e.s
  • Compilation des présences (Zoom + document sur Teams)
  • Soutien pour les demandes d’information (courriel, téléphone)
  • Envoi du courriel de suivi à la suite de la séance d’info

Gestion des documents des candidat.e.s

  • Préparation et envoi du courriel d’ouverture de dossier aux participant.e.s
  • Création des fiches de participants dans la base de données (LGEstat)
  • Classement des dossiers numériques
  • Numérisation de documents
  • Vérification des documents

Démarches administratives à la suite du comité-conseil (1 x par mois)

  • Création du document de coordonnées
  • Rédaction des lettres d’acceptation de projet et de la banque
  • Préparation des dossiers

Suivi des dossiers sur la plate-forme SIP

  • Suivi des notes des agent.e.s de Services Québec, informer la conseillère ou la responsable, selon les demandes
  • Rédaction des lettres d’acceptation de projet et de banque
  • Préparation des dossiers : Formulaire de renseignements et de procuration
EXIGENCES

  • Posséder un DEP ou un AEC en technique administrative, en secrétariat ou dans une formation liée
  • Posséder au moins 2 ans d’expérience dans un travail similaire
  • Maîtrise du français parlé et écrit
  • Connaissance de l’anglais parlé (intermédiaire)
  • Maîtrise de la suite Office (Word, Excel et Outlook)
  • Bonne capacité d’adaptation, de concentration et d’autonomie
  • Entregent, écoute et tolérance
  • Connaissance du milieu de l’employabilité, de LGEstat et du système SIP sont des atouts
CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Poste permanent à temps plein (35 heures par semaine)
  • 21,00$ de l’heure pour les 6 premiers mois – 22,00$ de l’heure après la probation de 6 mois
  • 5 semaines de vacances la première année et 6 semaines par la suite
  • 70 h en congés volants
  • Horaire d’été
  • Assurance collective après 6 mois

Début de l’emploi lundi 29 août 2022

Vous avez jusqu’au dimanche 14 août à 17h00 pour faire parvenir votre CV et lettre de motivation à l’attention de Sophie Morin : sophiemorin@tsf.qc.ca

*Travail Sans Frontières valorise la diversité des personnes qu’elle embauche et sert. La diversité, pour nous, c’est favoriser un milieu de travail où les différences individuelles sont reconnues, appréciées, respectées et valorisées, de façon à développer le plein potentiel et à mettre à profit les talents et les forces de chacun.